Nous nous soucions de votre vie privée.  Lors de l’utilisation, de la collecte et de la divulgation de vos renseignements personnels, nous sommes tenus de respecter les règles de protection de la vie privée en vertu de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille. Nous sommes tenus d’assurer la protection et la sécurité de vos renseignements personnels. Vous avez le droit de savoir comment nous pouvons utiliser et communiquer vos renseignements relatifs aux services et comment vous pouvez y avoir accès.  Nous nous engageons à favoriser le respect de la vie privée et à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons sur vous et les services que vous avez reçus.

Mandat de la Société d’aide à l’enfance de Peel

Notre mandat consiste à assurer les intérêts, la sécurité et le bien-être des enfants et renforcer les familles grâce à des partenariats. Nous protégeons les enfants contre la violence et la négligence et nous aidons les parents et les fournisseurs de soins à bâtir des familles saines. En plus de protéger les enfants, ce que nous faisons avec le soutien de la collectivité de Peel, nous travaillons également avec les familles qui font face à des défis tels que la pauvreté, le chômage, la mauvaise santé, la violence familiale ou des problèmes de santé mentale, ou qui s’occupent d’un enfant qui présente des troubles physiques, psychologiques ou développementaux graves. De plus, certaines familles ont simplement besoin d’aide par rapport à leur rôle parental. Nous reconnaissons qu’un partage approprié des renseignements, y compris des renseignements personnels, afin de planifier et de fournir des services, est essentiel pour obtenir de bons résultats pour les enfants et les familles.  Nous travaillons dans la Région de Peel. Cela signifie que nous servons les résidents des villes de Brampton, de Mississauga et de Caledon, dans la province de l’Ontario, au Canada.

Vos renseignements personnels

Nos dossiers peuvent contenir des renseignements personnels recueillis pour vous fournir des services, notamment votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus de réunions avec vous ou votre famille, les renseignements que vous avez fournis, les services que vous avez reçus, les programmes que vous avez suivis, des détails sur votre santé physique et mentale, des rapports médicaux, psychologiques ou psychiatriques, des renseignements scolaires, des renseignements financiers, des antécédents professionnels, des allégations ou des conclusions de mauvais traitements envers les enfants, des documents judiciaires, des interventions de police, des antécédents criminels, vos points de vue ou opinions, les points de vue et opinions d’autrui sur vous et les renseignements sur votre race, votre ascendance, votre lieu d’origine, votre couleur, votre origine ethnique, votre citoyenneté, la diversité familiale, un handicap, vos croyances, votre religion, votre âge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre identité de genre, votre expression de genre, vos besoins culturels ou linguistiques ou votre situation de famille.

Nous recueillons, utilisons et divulguons (c’est-à-dire partageons) des renseignements personnels pour :

• enquêter sur les allégations selon lesquelles des enfants et des jeunes pourraient avoir besoin de protection et, le cas échéant, protéger les enfants et les jeunes;
• évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice pour un enfant ou de préjudice grave pour une autre personne ou un groupe de personnes;
• fournir des services aux enfants, aux jeunes et à leurs familles pour la protection des enfants et des jeunes ou pour la prévention de situations nécessitant leur protection;
• fournir des soins aux enfants et aux jeunes et superviser les enfants et les jeunes sous notre supervision;
• évaluer et approuver des foyers pour les enfants et les jeunes qui ne peuvent pas rester avec leur famille;
• placer des enfants et des jeunes en vue de leur adoption;
• planifier et gérer les services;
• aider une enquête des forces de l’ordre;
• recevoir un paiement ou traiter, contrôler, vérifier ou rembourser les demandes de paiement;
• détecter, surveiller ou prévenir la fraude ou toute réception non autorisée de services ou d’avantages;
• fournir des rappels de rendez-vous;
• obtenir le consentement (ou celui d’un mandataire spécial) le cas échéant;
• effectuer des activités de gestion des risques, de gestion des erreurs et d’amélioration de la qualité;
• faire passer des sondages aux bénéficiaires des services;
• éliminer les renseignements identifiables;
• répondre aux procédures judiciaires ou en entamer;
• effectuer de la recherche (sous réserve de certaines règles);
• compiler des statistiques;
• faire des rapports au gouvernement selon les exigences de la loi;
• permettre l’analyse, l’administration et la gestion du système d’aide à l’enfance;
• se conformer aux exigences de la loi et de la réglementation;
• s’acquitter d’autres objectifs autorisés ou requis par la loi.

 Dans les affaires de protection de l’enfance, nous recueillons des renseignements sur les enfants et les jeunes qui risquent de subir des préjudices ou qui ont besoin de nos services. Cela inclut les renseignements personnels de l’enfant et des personnes importantes dans sa vie.  Nous recueillons ces renseignements auprès des enfants et des jeunes, de leurs familles ou indirectement auprès des membres de la communauté ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons également des renseignements personnels sur les parents-substituts et les personnes qui s’occupent des enfants et des jeunes dans le besoin, telles que les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie d’un enfant ou d’un jeune.  Nous recueillons la majeure partie de ces renseignements directement auprès de ces personnes. 

Notre collecte, notre utilisation et notre divulgation (partager) des renseignements personnels sont effectuées conformément aux lois de l’Ontario.

Avec qui nous partageons des renseignements

D’autres sociétés d’aide à l’enfance – Les sociétés d’aide à l’enfance partagent des renseignements entre elles pour mieux protéger les enfants. Les renseignements recueillis par une société d’aide à l’enfance peuvent être fournis à d’autres lorsque celles-ci ont besoin de connaître les renseignements pour fournir les services de protection de l’enfance.

Fournisseurs de services – Il s’agit de personnes ou d’organisations qui aident la Société d’aide à l’enfance de Peel à fournir des services aux enfants et aux familles. Nous ne partageons que les renseignements dont les fournisseurs de services ont besoin pour fournir et administrer ces services.

Autres tiers –  Nous recevons parfois des demandes de renseignements de la part de tiers tels que la police, les organismes gouvernementaux et les personnes impliquées dans des affaires judiciaires avec nos clients. Nous ne fournissons des renseignements concernant les bénéficiaires de services à des tiers que dans les conditions suivantes :

• nous avons obtenu le consentement de la personne;
• il existe une ordonnance d’un tribunal, un mandat de perquisition ou une demande urgente de communication de documents;
• nous sommes légalement autorisés ou tenus de fournir les renseignements.

Votre consentement

Dans certaines situations, nous n’avons pas besoin de consentement pour remplir notre rôle principal d’agence de protection de l’enfance, à savoir protéger les enfants, lorsque nous sommes tenus par la loi de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre autorisation pour nous acquitter de nos obligations en matière de protection des enfants ou pour communiquer vos renseignements personnels afin d’assurer votre sécurité ou celle d’une autre personne.

Dans d’autres situations, vous avez le droit de prendre vos propres décisions en matière de confidentialité des renseignements. Lorsque nous avons besoin de votre autorisation et nous vous la demandons, vous pouvez choisir de refuser. Si vous acceptez, vous pouvez changer d’avis à tout moment. Si vous refusez, nous ne partagerons plus vos renseignements, à moins que vous ne le permettiez.  Votre choix de refuser peut être assujetti à certaines limites.

Dans les situations où vous avez le droit de prendre vos propres décisions en matière de confidentialité des renseignements, vous pouvez le faire si vous êtes « capable ». Vous pouvez être capable de prendre certaines décisions en matière de confidentialité des renseignements, mais pas d’autres. Si vous n’êtes pas capable, vous aurez un mandataire spécial qui prendra ces décisions à votre place. Les personnes qui peuvent agir à titre de mandataire spécial et leurs fonctions sont également indiquées dans la loi.

Dans le cas des enfants, il n’y a aucun âge légal où vous devenez capable de prendre vos propres décisions concernant vos renseignements personnels. Si vous êtes capable, vous pouvez prendre vos propres décisions. Toutefois, si vous avez moins de 16 ans, il y a des règles supplémentaires que vous devez connaître.

• Si vous n’êtes pas capable, vos parents ou un autre parent-substitut officiel prendra ces décisions à votre place
• en tant que mandataire spécial. 
• Si vous êtes capable, vous prendrez vos propres décisions.
• Si vous êtes capable, vos parents ou votre parent-substitut auront également le droit de prendre certaines décisions concernant les renseignements personnels figurant dans vos dossiers de service. Toutefois, ils ne pourront pas prendre de décisions concernant les dossiers de traitement ou de services de consultation auquel vous avez été seul à consentir.

Comment nous conservons et éliminons les renseignements

Le réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE) est un système provincial de gestion de l’information utilisé par les sociétés d’aide à l’enfance de toute la province. Le RIPE est le principal outil utilisé pour stocker les renseignements requis pour fournir les services des sociétés d’aide à l’enfance.  Il contient des renseignements concernant les enfants et leurs familles qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également des renseignements sur les parents-substituts et sur leurs relations, ainsi que sur les personnes qui cherchent à fournir des soins aux enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie ou de la communauté de l’enfant.

Nous avons également des dossiers papier et électroniques plus anciens antérieurs au RIPE, qui sont archivés et accessibles sur demande.

Lorsque nous éliminons les renseignements personnels, nous le faisons de façon sécuritaire.

Mesures de protection

Vos renseignements personnels doivent rester privés et sécurisés. Tout le monde à la Société d’aide à l’enfance de Peel est lié par les obligations de confidentialité.  Nous protégeons vos renseignements contre la perte ou le vol et nous veillons à ce que personne ne regarde vos renseignements ou ne fasse quelque chose avec s’il n’est pas impliqué dans la prestation de services pour vous ou s’il n’est pas autorisé à le faire dans le cadre de son travail. En cas d’atteinte à la vie privée, nous vous en informerons (et nous sommes tenus par la loi de le faire) et nous vous ferons part de ce qui a été fait pour remédier à cette atteinte.

Les mesures de protection s’appliquent également aux renseignements personnels que nous saisissons dans le RIPE et d’autres systèmes d’information électroniques, ainsi qu’aux copies papier ou électroniques des dossiers, rapports, documents financiers, notes administratives, messages vocaux, messages textuels et courriels (y compris sur les ordinateurs portables et les téléphones cellulaires) et à toute autre manière d’enregistrer des renseignements personnels.

Accès et correction

Sauf quelques exceptions limitées, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et qui concernent un service qui vous a été fourni.

Dans de rares cas, l’accès à tout ou partie de vos renseignements personnels concernant votre service peut vous être refusé (ce refus étant conforme à la loi).

Nous tentons de maintenir l’exactitude et l’actualité de vos renseignements personnels. Veuillez nous faire savoir si vous n’êtes pas d’accord avec ce qui est consigné, et nous effectuerons le changement ou nous vous donnerons la possibilité de rédiger une déclaration de désaccord et nous joindrons cette déclaration à votre dossier de service.

Pour en savoir plus ou pour déposer une plainte

Nous vous encourageons à prendre contact avec votre travailleur en service social pour toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir concernant nos pratiques en matière d’information. Vous pouvez prendre contact avec notre agent de protection de la vie privée aux coordonnées suivantes :

Agent de protection de la vie privée

25 Capston Dr.

Mississauga (Ontario)  L5W 0H3

Téléphone : 905 363-6131, poste 2525

Télécopieur : 905 363-6133

Courriel : privacy@peelcas.org

Si vos préoccupations en matière de protection de la vie privée n’ont pas été traitées de façon satisfaisante, vous pouvez déposer une plainte.  Vous pouvez prendre contact avec notre département des relations en matière de service aux coordonnées suivantes :

Relations en matière de services

25 Capston Dr.

Mississauga (Ontario)  L5W 0H3

Téléphone : 905 363-6131, poste 1164

Télécopieur : 905 363-6133

Courriel : servicerelations@peelcas.org

Si, à un moment quelconque, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été traitées de façon satisfaisante, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario. Celui-ci est responsable de s’assurer que les lois en matière de protection de la vie privée sont respectées en Ontario. Vous pouvez prendre contact avec le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée aux coordonnées suivantes :

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario

2 Bloor Street East, suite 1400

Toronto (Ontario)  M4W 1A8

Téléphone : 416 326-3333 ou 1 800 387-0073

ATS : 416 325-7539

Télécopieur : 1 416 325-9195

Courriel : info@ipc.on.ca

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